Cara Membuat Mail Merge Di Office 2007/2010.

Cara Membuat Mail Merge Di Office 2007/2010.

PERTAMA, BIKIN FILE EXCEL YANG MENAMPUNG DATA NAMA, ALAMAT, DLL

1. Buka Ms. Excel

2. Bikin daftar nama & alamatnya.

Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai

judul kolom, seperti tabel pada biasanya.

Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi

dengan daftar nama & alamatnya.

3. Rename nama sheet di bagian bawah: (klik kanan "Rename")

Kenapa musti di rename? Karena nanti nama ini akan

dijadikan acuan pada saat men-setting mail merge

di ms.word

4. Rename dengan nama terserah, misalnya alamatnya:

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik

di area lain pada ms.excel biar nama baru tsb

tersimpan.

5. Dah, gitu aja.. sekarang kita simpen kerjaan kita. Tekan Ctrl + S atau lewat menu – save.
   (Letakan hasil save sesuka anda dan beri nama sesuka anda)

SELANJUTNYA, KITA BIKIN DESAIN SURAT DAN MENGATUR MAIL MERGE DI MS.WORD.

1. Seperti biasa, buka Ms Word

2. Bikin dulu desain surat-nya, ( Yang sebelumnya telah dibuat )  pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama &

alamat kita kosongi dulu. Kan mau diisi secara otomatis.

Seperti contoh saya ini:

3. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya.

Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard

4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita.

Seperti ini: Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..

6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang

berisi dafta nama & alamat tadi.

7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita

rename tadi,, seperti di sini: alamatnya$, jangan lupa klik OK

8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau

dipake dalam keadaan ter-centang.

Setelah itu klik OK.

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau

belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya..

Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti

berada di dokumen undangan kita.

Misalnya, kita pengen nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan

kita → Yth, nama

Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali

di belakang kata Yth tersebut:

Nah, pastikan tanda kelip-kelip kursor udah ada di belakang Yth.

JANGAN memindahkan kelip-kelip kursor ini ke tempat lain dulu.

Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus

tetap berada di belakang Yth loh..)

Selanjutnya akan keluar jendela kecil

Insert Merge Field:

seperti di samping ini →

Tentu saja, pilih Fields nama, kemudian

klik Insert.

11. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan Yth tadi akan ada tulisan <<nama>>.

Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama,

masukkan field alamat ke bagian tersebut.

Hasilnya nanti mustinya begini:

13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..

Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview desain mail merge kita.

Perhatikan, tulisan <<nama>> dan <<alamat>> tadi sekarang sudah berubah menjadi

yang seharusnya kan.

Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah

kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan 

Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini 

Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S).

Sampai di sini sebenarnya mail merge sudah selesai.

Gampang kan? :)

Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step

terakhir. Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai

dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi.. 

#NB: Bila ternyata sudah mencoba namun belum berhasil silahkan tanyakan ke bagian IT. Terima Kasih.